E-Mail

Bloß nicht den Überblick verlieren

Wie viele E-Mails hast du heute bekommen? Und wie viele konntest du auf den ersten Blick als wichtig erkennen? Die Menge an Mails nimmt stetig zu, leicht verliert man dabei den Überblick. Wohl dem, der Strategien kennt, dem überbordenden Informationsangebot durch die neuen Medien wirksam zu begegnen – und nicht selbst Teil des Problems zu werden. Wir geben dir darin Nachhilfe.

Unter den Zeiträubern bei der Arbeit rangiert die elektronische Post ganz weit oben. Knapp eine Stunde braucht man im Durchschnitt am Tag, um Mails zu checken, lesen, sortieren, beantworten, oder sonst wie zu bearbeiten. Das wird sich in Zukunft auch nicht ändern, schließlich nimmt die Anzahl an Mails immer weiter zu. Mit ein bisschen Disziplin kann man der E-Mail-Flut aber durchaus Herr werden. Und außerdem dazu beitragen, dass vom eigenen Rechner nicht noch mehr unnötige Mails auf Reisen gehen.

Dreimal reicht

Mail-Junkies gucken bei jeder sich bietenden Gelegenheit, ob eine neue Nachricht in ihrer Mailbox liegt – und lassen sich so von ihrer Arbeit ablenken. Ganz schlecht. Besser ist es, sich zu bestimmten Zeiten gezielt seiner elektronischen Post zu widmen. Es reicht für die meisten völlig aus, zwei- bis dreimal am Tag ins Postfach zu schauen: Zum Beispiel morgens, bevor der Arbeitstag richtig beginnt, mittags und vor Feierabend.
Für Mails von wichtigen Absendern kann man sich eine Art „Warnung“ anzeigen lassen. Bei Outlook beispielsweise lässt sich diese einfach durch einen Filter einrichten. Dazu klicke im Menüpunkt „Extras“ den Unterpunkt Regeln und Benachrichtigungen an. Dort legst du jetzt fest, was passieren soll, wenn von einer bestimmten Person eine Mail eintrudelt. Das geht ganz einfach, nur Mut. In unserem Beispiel wird, sobald eine Mail von Gabriele Mustermann eintrifft, über einen Signalton und ein Benachrichtigungsfenster, dessen Text du selbst vorgibst, informiert. Außerdem wird die Mail in einen bestimmten Ordner verschoben. Dazu musst du natürlich auch deine Mails in Ordner und Unterordner ablegen.

Jede Mail nur einmal bearbeiten

Wenn die Zeit gekommen ist, die Mails zu bearbeiten, hilft eine einzige goldene Regel, den Überblick zu behalten: Widme dich jeder Mail an ein und demselben Tag nur ein einziges Mal.

Also: Möglichkeit 1: Du beantwortest die Mail sofort. Ist das nicht möglich, ist es höflich, dem Absender zumindest kurz zu benachrichtigen, dass man sich zeitnah mit seiner Angelegenheit befassen und ihn dann wieder kontaktieren wird. Bitte leite nur die Mails weiter, die wirklich weitergeleitet werden müssen. Das sind bei genauer Betrachtung nicht viele.
Möglichkeit 2: Die Mail ist komplett unwichtig und kann gelöscht werden.

Tipp: Nutze die Möglichkeiten deines E-Mail-Programms aus, Filter einzubauen, die deine Post in verschiedene Ordner sortieren und vor allem lästige Werbemails aussondern. Der Posteingang selbst sollte möglichst leer bleiben, damit wichtige Mails in der Fülle an Sendungen nicht untergehen.

Postverweigerer

Die Vorteile von E-Mails liegen auf der Hand: Sie sind schnell, preiswert und praktisch. Alles richtig und wichtig, aber kein Grund, jede Kleinigkeit per Mail zu verschicken. Du kannst aktiv dazu beitragen, Das E-Mail-Aufkommen zu verringern:

Lieber kleine Verteiler. Ist die Mail für den Empfänger wirklich wichtig und nützlich? Nicht alle Kollegen müssen über einen Vorgang im Detail Bescheid wissen. Sei sparsam mit der Funktion „Antwort an alle“.

Nicht lustig. Verkneife es dir, all die Scherzmails mit den obligatorischen Powerpoint-Präsentationen, Fotos oder Filmen (oder oder oder) weiterzuleiten. Sie fressen Unmengen von Datenspeicher. Wenn du die Sachen trotzdem behalten willst, lass sie nicht als Anhang einer Nachricht in deinem Mail-Programm, sondern speichere sie dir lokal ab.

Nett gemeint aber meistens völlig unwichtig: Das Weiterleiten von Viren-Warnungen oder Kettenbriefen für arme Leukämiekranke auf der Suche nach einem Knochenmarkspender etc.. In den allermeisten Fällen handelt es sich um so genannte Hoaxes.

Redet miteinander. Manchmal ist es einfacher und besser, statt eine langen Mail zu schreiben, zum Telefonhörer zu greifen. Besonders, wenn es um komplexe Angelegenheiten geht.

Von Schreibtisch zu Schreibtisch: Völlig unnötig ist das Hin- und Hergemaile zwischen Bürokollegen. Dann nehmt doch lieber ein Instant-Messaging-Programm oder geht zusammen einen Kaffee trinken, wenn ihr euch so viel zu erzählen habt.

Nicht neues: Hast du verschiedene Newsletter bestellt, überprüfe von Zeit zu Zeit, ob du sie wirklich noch benötigst. Wenn nicht, melde dich aus dem Verteiler ab.

Zu guter Letzt: Vermeide TOFU (Text oben, Fullquote unten):
Es bläht die Mails nur unnötig auf und macht sie unübersichtlich. Viel besser ist es, nur die für die Antwort relevanten Passagen aus der empfangenen Mail in die Antwort zu kopieren und sie deutlich hervorzuheben (das macht das Mailprogramm in den meisten Fällen von alleine, sobald man auf Antworten klickt. Das Löschen der unwichtigen Stellen und das Absetzen der eigenen Antworten ist aber dein Job). Weitere Tipps zum korrekten und „formvollendeten“ E-Mailen besonders im Job findest du im „E-Mail-Knigge“